31 Jan Welche Unterlagen kann ich 2016 vernichten?
Hallo und guten Tag,
das neue Jahr hat begonnen. Zeit, um das Archiv zu entrümpeln und alte Unterlagen zu vernichten.
Aber: Welche Unterlagen können jetzt weg?
Zur Erinnerung: Unternehmer müssen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten von sechs oder zehn Jahren beachten. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht oder der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist. Dies gilt auch für elektronisch archivierte Belege.
Die folgenden Unterlagen und Belege können Sie jetzt vernichten:
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen und sämtliche Buchungsbelege aus dem Jahr 2005 und früher.
Dazu gehören auch:
- Kassenberichte und Kassenbücher
- Lohnlisten
- Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher
- Quittungen, Überweisungsbelege, Kontoauszüge
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Reisekostenabrechnungen
- Gehaltslisten
- Steuerunterlagen und Steuererklärungen
Geschäftsbriefe, die 2009 empfangen oder versendet wurden, sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahr 2009 und früher.
Dazu gehören z.B.:
- Angebote, Bestell- und Auftragsunterlagen
- Versand- und Frachtunterlagen
- Nachweise über Geschenke
- Kassenzettel
- Mahnungen und Mahnbescheide
- Preislisten
- Überstundenlisten
Solange ein Steuerbescheid noch geändert werden kann, sollten Sie aber in jedem Fall die Unterlagen für das betreffende Jahr noch aufbewahren.
Noch ein Wort zu elektronisch übermittelten Dokumenten:
Sie sind auch nach den oben genannten Grundsätzen, allerdings nun ebenfalls elektronisch, aufzubewahren (Neudeutsch: ohne Medienbruch). In dieser Zeit muss die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Dazu muss die entsprechenden Software (PFD-Reader o.a.) bereitgehalten werden. Die Rechnungen müssen im Versandformat archiviert werden. Änderungen müssen entweder ausgeschlossen oder (vergleichbar mit dem Fahrtenbuch) jederzeit nachvollziehbar sein.
Es nützt nichts, wenn elektronische Rechnungen ausgedruckt archiviert werden. Umgekehrt ist das ersetzende Einscannen von Papierrechnungen zu Archivierungszwecken aber generell zulässig.
Eine Speicherung auf wieder beschreibbaren Datenträgern (wie einfache Festplatten, USB-Sticks o.ä.) ist ebenfalls nicht zulässig. Möglich ist aber eine Archivierung auf einer nicht wieder beschreibbaren CD. Zur Sicherung des Vorsteuerabzugs kann es vorteilhaft sein, die elektronische Rechnung zusätzlich ausgedruckt aufzubewahren, insbesondere wenn man nur vereinzelt elektronische Rechnungen empfängt.
Das Finanzamt lässt auch einen Ausdruck des elektronischen Bankkontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments nicht gelten. So ein Ausdruck würde nur eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs darstellen und sei „dem richtigen“ Papierkontoauszug nicht gleichwertig. Werden elektronisch Belege aufbewahrt, muss zusätzlich eine umfassende System- und Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Es muss ersichtlich sein, auf welche Weise elektronische Dokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
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